Essentieel inzicht over groeiende bureaucratie: de Wet van Parkinson
Tijdens de eerste lockdown kwam ik op LinkedIn een post tegen van een CEO van een grote organisatie die zich verbaasde over de snelheid waarmee Microsoft Teams in zijn organisatie was geïmplementeerd. Door het urgentiebesef was het gelukt om dat binnen de kortste keren te doen. Hij vergeleek dat met andere veranderingen die lang duurde en waar talloze stuurgroepvergaderingen, programma’s van eisen en andere bureaucratische uitvindingen aan vooraf gingen. En dan lukte het soms nog niet.
De verklaring waarom bureaucratie altijd probeert te groeien
Cyril Northcote Parkinson, een Engelse professor die in de jaren zestig over dit onderwerp publiceerde, zou dit waarschijnlijk volkomen verklaarbaar hebben gevonden. Misschien zou hij er ook om gelachen hebben, want hij stak schijnbaar graag de draak met dit soort bureaucratische neigingen. Hij zag dat de tijd, de energie of het geld dat beschikbaar wordt gesteld, uitgegeven gaat worden en ondertussen de roep om steeds meer middelen blijft groeien. Hij beschreef een mooi voorbeeld van de groei van kantoorfuncties in de Engelse marine. Hij toonde aan dat de bureaucratie rondom de marine groeide, terwijl de vloot na de Eerste Wereldoorlog in de haven lag. Door het ontbreken van duidelijkheid en urgentie ontstond een ideale voedingsbodem voor non-essentiële discussies en zelfgecreëerde dynamieken. Dan kun je heel druk zijn met jezelf als organisatie, maar daadwerkelijk doeltreffend is het allerminst.
Waarom we altijd meer nodig denken te hebben
De wet van Parkison zou je kunnen samenvatten met: ‘de maximale tijd of middelen die je hebt, zul je er waarschijnlijk aan besteden’. De wet van Parkinson verklaart waarom het logisch is dat de meeste mensen op de laatste dag van een deadline iets opleveren. Waarom de meeste reacties op een vacature op de laatste dagen binnenkomen. Maar het verklaart ook waarom afdelingen altijd meer budget of mensen nodig hebben en maatschappelijke kosten bijna altijd groeien en niet afnemen.
Wat hebben we hier aan?
Veel, want je kunt Parkinson’s law ook in je voordeel gebruiken. Tim Ferris geeft als tip om jezelf een redelijke maar korte deadline te geven voor het werken aan een bepaalde taak. Door deze vorm van timeboxing, dwing je jezelf om effectiever te zijn in de beschikbare tijd. Elon Musk is berucht omdat hij dit toepast op zijn bedrijven. Met absurde deadlines probeert hij snel grote dingen te bereiken. Hij krijgt ook natuurlijk ook kritiek omdat het regelmatig niet lukt. Maar hoogstwaarschijnlijk zorgt hij er zo wel voor dat zijn medewerkers niet tolerant zijn voor bureaucratische dynamieken die het doel niet dichterbij brengen. Dat is misschien wel het nuttige inzicht voor de verbaasde CEO hierboven. De lockdown liet zien dat ook in zijn organisatie veel sneller kon (als het moet), nu is het de kunst om die urgentie en doelgerichtheid te creëren zonder dat er een wereldwijde crisis voor moet uitbreken.
Foto credits: Godfrey Argent, bromide print, 31 March 1969 © National Portrait Gallery, London
